BOEKINGSPROCEDURE

1. Je schrijft je in via onze website.
2. Betaling moet online gebeuren bij de inschrijving.
3. Inschrijvingen zonder betaling zijn ongeldig.
   Lukt de betaling niet? Probeer opnieuw in te schrijven of stuur een mailtje naar hallo@elephantcamps.be
4. Tot 14 dagen na inschrijving kan je kosteloos annuleren, tenzij het sportkamp binnen de 14 dagen start. Daarna wordt het volledige bedrag aangerekend.
   Hoe te voorkomen? Neem een annulatieverzekering.
5. Je krijgt onmiddellijk een MAIL met een overzicht van je inschrijving en de linken naar de betaalbevestiging, het fiscaal attest en het attest voor de mutualiteit.
   - Niet gekregen? Check je SPAM.
   - Niet in de spam? Stuur een mailtje naar hallo@elephantcamps.be
6. 1 week vóór de start van het kamp krijg je een laatste mail met de specifieke informatie voor de week waarvoor je ingeschreven bent en de infobrief. In deze mail worden de volgende gegevens van de deelnemers vermeld: naam, voornaam, opgegeven vriend/vriendin en fiets gehuurd of niet. De infobrief zelf kan je ook steeds ruime tijd voor de start van het kamp terugvinden op onze website bij elk type kamp.

VOORWAARDEN

• NO drugs, alcohol and smoking on the ELEPHANT Camp! We sport!

  Voor drugs en alcohol geldt een nultolerantie. Deelnemers die betrapt worden op het gebruik of bezit van drugs of alcohol, dienen direct het kampterrein te verlaten. Een terugbetaling van de betaalde kampprijs is niet van toepassing.
  
  Vapen en roken is niet toegestaan tijdens de kampweek. Wanneer je betrapt wordt op het bezit van rookwaren, wordt deze onmiddellijk afgenomen en worden jouw ouders/voogd hiervan op de hoogte gesteld. Bij de check-out kan je jouw vape of sigaretten terugkrijgen onder begeleiding van je ouders/voogd.
  
  Deelnemers die betrapt worden op het gebruik van rookwaren, dienen direct het kampterrein te verlaten. Een terugbetaling van de betaalde kampprijs is niet van toepassing.

• Schade die de deelnemers tijdens het kamp veroorzaken, moet vergoed worden.
  
• Elephant Events (Elephant Camps) kan een week annuleren wanneer het minimum aantal deelnemers voor die week niet wordt gehaald. Minstens 2 weken op voorhand worden de deelnemers hiervan op de hoogte gebracht. De deelnemer kan geen beroep doen op enige extra vergoeding, indien het sportkamp wordt geannuleerd. Bij annulatie omwille van een tekort aan deelnemers, wordt het betaalde inschrijvingsgeld terug overgemaakt.
  
• Elephant Events (Elephant Camps) kan een deelnemer naar een ander “camp” overzetten (bv. van Surf & Skate Camp naar Surf & Beach Camp), indien er niet genoeg deelnemers voor het kamp ingeschreven zijn. Dit wordt wel eerst telefonisch of per mail overlegd. Het eventueel verschil in kampprijs wordt terugbetaald.
  
• Activiteiten kunnen soms wijzigen naargelang de week duur en de weersomstandigheden. Wij zorgen voor een vervanging. Bij kortere weken vallen er sowieso activiteiten weg.
  
• Prijzen (prijzen kampen & elephant wear) kunnen fluctueren afhankelijk van de vraag en de beschikbaarheid. Zo werken we met vroegboekacties & last-minute deals.
  
• Elephant Events (Elephant Camps) heeft het recht om acties te houden. Deze acties zijn enkel geldig tijdens de vermeldde perioden en onderhevig aan beschikbaarheid. Aankopen voorafgaand of na de actie hebben geen recht op een tegemoetkoming.
  
• Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid t.o.v. de deelnemers en/of hun ouders/voogd voor:
  - Materiële schade aan uw bezittingen tijdens het sportkamp
  - Diefstal of verlies van uw goederen tijdens het sportkamp
  * Tijdens = vanaf aankomst op zondag t.e.m. het vertrek op vrijdag

Kampregels Elephant Camps

ANNUleringsVOORWAARDEN

• Kosteloos annuleren is slechts mogelijk tot 14 dagen na de inschrijving, tenzij het sportkamp binnen de 14 dagen start.
  
• Vanaf de 14de dag na de inschrijving is annuleren nog steeds mogelijk, maar niet kosteloos. Ingeval u een annulatieverzekering heeft afgesloten en de reden tot annulatie valt onder de annulatieverzekering; dan wordt het inschrijvingsgeld - €50 terugbetaald (extra info zie hieronder).
  
• Ingeval u geen annulatieverzekering heeft afgesloten; dan wordt het VOLLEDIGE bedrag aangerekend bij annulatie van het sportkamp, ongeacht de reden.
  
• Annulatieverzekering afgesloten?
  Dan gelden de volgende voorwaarden voor een terugbetaling.
  
  - U kan annuleren tot één dag vóór de start van het sportkamp.
  - Annuleren kan enkel via MAIL, niet telefonisch (hallo@elephantcamps.be)
  - De annulatieverzekering komt enkel tussen bij een geldige reden en een geldig bewijsstuk. Het bewijsstuk moet meegestuurd worden bij de annulatie.
  
  Geldige redenen:
  • ziekte (ook covid 19), ongeval of overlijden van de verzekerde;
  • ziekte, ongeval met levensgevaar of hospitalisatie (min. 48 uur) of overlijden van een familielid tot in de 2e graad waarbij de aanwezigheid van de verzekerde vereist is;
  • zelfmoord van een familielid tot in de 2e graad;
  • zwangerschap van de verzekerde voor zover het sportkamp voorzien is in de laatste 12 weken van de zwangerschap en deze zwangerschap niet bekend was toen het sportkamp werd geboekt;
  • het moeten afleggen van een herexamen tijdens het geplande sportkamp of binnen de 15 dagen na de terugkeerdatum, op voorwaarde dat het sportkamp gereserveerd werd vóór de maand juni;
  • home- of carjacking waarvan de verzekerde het slachtoffer is en die zich voordoet binnen de 7 dagen voor de vertrekdatum, mits voorleggen van het proces-verbaal;
  • diefstal of totale immobilisatie ten gevolge van een verkeersongeval of brand van het privé-voertuig van de verzekerde binnen de 48 uur vóór het vertrek of tijdens het traject naar het sportkamp;
  • Oproeping van de verzekerde:
    • als getuige of jurylid voor een rechtbank
    • voor een orgaantransplantatie

- Er wordt een franchise gerekend van €25 + de verzekeringspremie zelf €25.
- Er wordt een maximum van €350 terugbetaald.

• Bij een ongeval tijdens het kamp is de annulatieverzekering niet van toepassing en er is geen tussenkomst voor de gemiste kampdagen. De kosten ten gevolge van het ongeval worden gedekt via onze lichamelijke ongevallenverzekering. Deze verzekering zit standaard inbegrepen in de kampprijs. Voor een terugbetaling van deze kosten, dient u het ingevulde formulier ‘lichamelijke ongevallen’ dat u na ophaling van uw deelnemer kreeg, door te sturen naar het volgende adres:
  
  WIND & WATERSPORT VLAANDEREN VZW
  ZUIDERLAAN 13,
  9000 GENT
  info@wwsv.be

• Wordt jouw zoon/ dochter ziek tijdens het sportkamp, dan geldt jullie eigen ziekteverzekering en er is geen tussenkomst voor de gemiste kampdagen.